Aufgabenverwaltung mit oder ohne GTD

Stimmt, OmniFocus ist mächtig und Things ist schön. Mir sind aber beide Program zu unflexibel. Deshalb nutze ich schon seit ziemlich genau einem Jahr TaskPaper. Sie können mit diesem Werkzeug von der einfachen Einkaufsliste bis zur umfangreichen Projektplanung alles erledigen, ehrlich. Und dabei sind Sie nicht an Kategorien oder Vorgaben des Programmes gebunden. Ja, Sie müssen nicht einmal das Programm selbst verwenden, denn die Dokumente, mit denen Sie arbeiten sind reine Textdateien. Kurz und gut: Ich bin abhängig davon.

Was mir jetzt noch fehlt, ist ein Programm, mit dem ich meine Aufgabenliste vom Mac auf dem iPhone sehen, bearbeiten und erledigte Aufgaben abhaken kann. Zum Glück hat der Entwickler bereits mit der Entwicklung einer iPhone-Version begonnen. Die Entwicklung können Sie hier verfolgen

Online-Banking mit HBCI

Die eine oder andere Bank bietet Webbanking für das iPhone an. Das ist zwar schön, aber wenn Sie mehr als ein Konto – möglicherweise bei unterschiedlichen Banken – abrufen möchten, ist das nicht die praktischste Lösung. Deshalb ist ein Programm, dass über HBCI Konten aufrufen und die Daten verwalten kann auf meiner Wunschliste ganz oben. Mindestens zwei Programme stehen dieses Jahr zur Veröffentlichung an. Ich kann es kaum erwarten, sie zu testen.

• Bank X mobile: Bank X ist das Programm meiner Wahl für das Online-Banking am Mac. Es bietet ähnlichen Funktionsumfang wie andere Banking-Programme, ist aber am meisten Mac-Like. Ich bin deshalb natürlich gespannt auf die Benutzeroberfläche der iPhone-Version. Dass man
• iOutBank: Für Telefone mit S60-System (Nokia, Samsung und andere) gibt es schon seit langem das Programm Outbank, mit dem sich bequem und schnell mehrere Konten verwalten lassen. Ich erwarte deshalb ein hervorragendes Programm von diesem Hersteller.

Auf welche Programme warten Sie? Würde mich interessieren.

Mach’ das Einfache einfach und das Komplizierte möglich.

Und wenn ich ein Programm auf dem Mac aussuchen sollte, um es zu illustrieren, wäre es dieses: TaskPaper von Hog Bay Software.

TaskPaper ist, um es kurz zu machen, ein Texteditor, der auf die Verwaltung von Listen spezialisiert ist. Sie können damit Aufgabenliste, Projektlisten, Einkaufslisten oder beliebige andere Listen erstellen und verwalten. Dabei arbeitet TaskPaper mit einfachen Textdateien und fügt mit Hilfe einer radikal reduzierten Benutzeroberfläche und eines genialen Schlagwortsystems Intelligenz.

Seit fast einem Jahr nutze ich TaskPaper zur Verwaltung meiner Aufgaben nach einem System, dass sich stark an Getting Things Done anlehnt und das ich in meinem Buch Mac Professionell beschrieben habe.

Nach der erfolgreichen Arbeit mit meinem eigenen System auf Basis von OmniOutliner über eine frustrierende Erfahrung mit OmniFocus bin ich im Januar bei TaskPaper gelandet und dabei geblieben.

Während der ganzen Zeit arbeitete Jesse, der Entwickler der Software, an der neuen Version seines Programms. Was heraus kam, ist eine Version 2.0, die sich bis auf eine sichtbare Neuheit in der Darstellung nicht von ihrer Vorgängerin unterscheidet – und das ist gut so.
Denn Jesse hat nach ausführlichen Exkursion in aufwändige, schlichte, schöne, seltsame oder auch iPhone-inspirierte Benutzerschnittstellen zurück zu den Anfängen gefunden. Die Oberfläche der ersten Version war perfekt. TaskPaper 2.0 verfeinert diese und führt Veränderungen ein, die unsichtbar sind oder sich erst auf den zweiten Blick erschließen. Der Effekt:

• Alle grundlegenden Aufgaben sind einfach zu erlernen und einfach zu bedienen.
• Nutzer, denen die einfachen Funktionen nicht ausreichen, können sich mit ein wenig Einarbeitung oder vorhandenen Geek-Kenntnissen (AppleScript, Boolesche Suchfunktionen) ihre ganz eigene Anwendung erstellen.

Bevor ich es lange erkläre – was ich ab wahrscheinlich doch demnächst einmal machen werde – schicke ich Sie lieber zum Entwickler “Jesse”, damit er Ihnen selbst erklären kann, wie sein wirklich fantastisches Programm funktioniert.

Schauen Sie sich den TaskPaper Screencast an

Nach dem Sprung finden Sie noch die Neuerungen in Version 2.0

Und das ist neu in TaskPaper 2.0:

• Neue, leistungsfähige Suche: So einfach, dass sie sofort zu begreifen ist, so ausgefeilt, dass selbst Power-User nicht an ihre Grenzen stoßen.
• Ein systemweites Eingabefenster (Quick Entry), mit dem Sie Ihre Ideen festhalten können, ohne Ihren Arbeitsfluss unterbrechen zu müssen.
• Drag and Drop und Tastataturbefehle zur schnellen Bearbeitung der Listen.
• Ein Vorlagensystem (Themes), mit dem Sie das Aussehen Ihrer Listen beinahe beliebig verändern können
• Zugriff auf alle Projekte über eine Seitenleiste und über die Werkzeugleiste
• Umfangreiche AppleScript-Unterstützung zur Erstellung eigener Erweiterungen
• Weitere Leistungssteigerung und Verbesserungen in der Benutzeroberfläche

TaskPaper kostet $29.95, Das Update für Benutzer der Version 1.0 ist kostenlos. Sie können es direkt beim Entwickler kaufen.

MailTags ist ein hervorragendes Mittel, um Mails –genau– zu taggen, also mit Schlagworten zu versehen.

Das mit dem Taggen ist mir noch ein wenig zu aufwändig, ich halte mich weiterhin an mein vertrautes System mit Ordnern. Aber eine Funktion ist beinahe schon essentiell: Sie heißt E-Mail URL kopieren.

Mit der E-Mail URL können Sie Mails in anderen Mac-Anwendungen verlinken und referenzieren, ohne deren Inhalt kopieren zu müssen.

Wo man E-Mail-Referenzen gebrauchen kann?
Zum Beispiel in Task-Paper für Aufgaben oder iCal für Termine, als Referenz in Yojimbo oder in jedem anderen Dokument auf Ihrem Mac.

Wie man die URL öffnet?
* Mit Safari oder einem anderen Webbrowser. Dieser wird automatisch die Mail öffnen.
* Mit Quicksilver oder einem anderen Launcher (z. B. LaunchBar): Kopieren Sie den Link in das Eingabefeld und wählen Sie Öffnen.
* Mit dem Terminal: Tippen Sie

open "Ihre URL"

und drücken die Eingabetaste.
* Mit iCal: iCal unterstützt Mail-Links im Feld URL direkt.

… denn hier kommt TaskPaper.

Das letzte Jahr war bestimmt das Jahr der GTD-Anwendungen. An andereren Stellen hier und hier und hier berichtete ich schon von dem einen oder anderen Tool.

Wovon ich nicht berichtet habe, war der Aufwand, den jedes Tool bei der Einarbeitung fordert und vom Aufwand, der jedes Mal beim Wechsel von einem System zum anderen nötig ist.

Kurz und gut: Ich hatte die ganze Software satt.

Ich wollte gerade zu meinem bewährten System zurückkehren, mit dem ich erfolgreich gearbeitet hatte und das ich in Mac Professionell beschrieben hatte, da kam ein wunderbares Tool, dass ich nicht genug loben kann: TaskPaper.

TaskPaper braucht keine Datenbank, keine Seitenbalken und keine 50 Menübefehle. Das Tool nutzt einfache Textdateien und versieht sie mit Intelligenz.

Ich habe damit ganz schnell mein altes System nachbauen können, die Funktionen dazubekommen, die ich mir gewünscht habe und andere, an die ich nicht zu denken wagte.

Mehr dazu und ein Vergleich einiger Systeme demnächst hier.

Mehr erledigen in weniger Zeit geht. Einige Hinweise dazu habe ich hier zusammengestellt.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie viel Zeit Sie täglich mit verschiedenen Tätigkeiten verbringen, sollten Sie diese Zeit messen.

Das einfachste Mittel ist sicherlich Papier und Stoppuhr (manche Leute stellen ihren Küchenwecker auf den Schreibtisch).

Es gibt allerdings auch eine ganze Menge kleiner und großer Tools, mit denen Sie am Mac Ihre Stunden festhalten können. Drei davon kann ich auf jeden Fall empfehlen:

• Timelog 4 und Timelog 3
• Billings
• TimeEdition

Wichtig: Suchen Sie sich eines aus, das Sie gerne bedienen und empfehlen Sie es auch den Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Auch die Aufgaben, die Sie erledigen möchten, können Sie auf Papier verwalten und abhaken. Oder in einer einfachen Text-Datei.
Mein Lieblingswerkzeug am Mac ist seit langer Zeit OmniOutliner, das sehr einfach zu nutzen ist. Gleichzeitig haben die Entwickler erstaunliche Zusatzfähigkeiten eingebaut, die Sie einfach während der Benutzung kennenlernen und verwenden können.

Der eine oder andere hat es vielleicht schon mitbekommen. Ich schreibe seit ein paar Wochen für neuerdings.com, ein Gadget-Weblog der blogwerk AG. Bei blogwerk gibt es mit imgriff.com, ein Produktivitätsblog, dass ich durchaus zur Lektüre empfehlen kann.
Konkret zum Thema Leopard empfehle ich gleich noch einen Artikel meines Kollegen Johannes Kleske: Die produktive Raubkatze, Leopard und die Produktivität.

Noch etwas: Hier war es die letzten Wochen sehr ruhig. Ich hatte einfach zu viel zu tun – und ich muss auch sagen: meine Produktivität war nicht die beste.
Ich habe deshalb mein “Mac Professionell”: noch einmal selbst in die Hand genommen und ein paar Grundsätze wieder aufgefrischt.
Außerdem nehme ich bis zu meinem Sommerurlaub keine größeren Aufträge mehr an und versuche, mich bis dahin mehr um meine bisherigen Kunden zu kümmern – und um meine eigenen Projekte.

Heute kam meine Einladung zum Beta-Test des lange erwarteten OmniFocus. Ich dachte eigentlich, ich könnte bis morgen warten, ging aber nicht. Ich startete es sofort – und musste es auch gleich wieder liegenlassen. Der versprochene Import aus KGTD klappte nämlich nicht. Und eben diese Möglichkeit will ich haben, sonst könnte ich ja jedes andere GTD-Programm nehmen.

Martin Neumann Neumann hatte mehr Glück bei seinem Test und berichtet folgendes:

Wie immer bei noch nicht fertiger Software muss ich an dieser Stelle die Erwartungen meiner Leser dämpfen: OmniFocus ist eine Alpha-Version, d.h. es werden noch neue Funktionen implementiert, sowie eine Menge Fehler ausgemerzt. Dennoch ist mir die Migration von einer Reihe von Projekten und Kontexten ohne größere Probleme gelungen.

Auch sonst ist er ziemlich angetan von der noch recht problematischen Software und testet weiter, während ich auf eine Antwort des Omni-Support warte.

Mehr Eindrücke bei kensho mac:services

Leider nicht ich, sondern Ethan Schoonover darf schon seit Monaten mit OmniFocus, dem neuen GTD-Programm der OmniGroup herumspielen. Das ist aber ok, denn schließlich hat er es als Entwickler von KGTD das Programm quasi erfunden.

Jetzt hat er sein erstes Screencast online gestellt, in dem er das Programm, die Grundfunktionen und die Benutzeroberfläche erklärt (26 Minuten, schon mal für die Mittagspause oder für den Abend vormerken). Weil er hauptberuflich Fotograf ist, verwendet er eine teilweise sehr bildhafte Sprache, die mir persönlich sehr gut gefällt.

Ach so, das Programm: Ich kann es kaum erwarten, es auszuprobieren.

Mehr bei The Omni Mouth Ethan Schoonover’s OmniFocus overview video.

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1. Interessanten Termin finden und als Teilnehmer eintragen.

2. My Events aufrufen, Menü Subscribe aufrufen und Add to iCal calendar klicken.

3. In iCal wird ein neuer Kalender angelegt. Die Termine erscheinen in iCal.

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Wenn man auf etwas wartet, das man unbedingt haben will, kann die Zeit schon ganz schön lang werden.
So geht es mir mit OmniFocus, dem dedizierten Nachfolger von KGTD.

In der Ankündigung hatte es geheißen, eine erste Betaversion gäbe es in der ersten Hälfte des Jahres 2007. Aber so eine Jahreshälfte ist ganz schön lang und bis heute gab es bis auf zwei magere Screenshots kaum Informationen über die Software. Bis heute, denn jetzt gibt es erste Neuigkeiten – und für mich die Gewissheit, dass ich keine einzige GTD-Software mehr anschauen werde, bis ich nicht diese getestet habe.

Hier sind die Hauptfunktionen als Liste:

• Schnelleingabefenster (Quick entry), per Tastaturkürzel erreichbar aus jedem Programm
• Import von kGTD-Dokumenten
• Focus: Öffnet ein Projekt in seinem eigenen Fenster
• Project or Context-Ansichten, beide mit umfangreichen Filter- und Sortierfoptionen
• iCal-Synchronisierung (zum Abgleich mit Palm, Smartphone, etc.)
• Druckfunktion inklusive Druck auf Karteikarten
• Project Outlines mit hierarchischen Aufgaben und Aufgabengruppen
• Pop-up Kalender für Start, fällig und abgeschlossen
• Projekte und Aufgaben-filter mit folgenden Kriterien: Projektstatus, Termine, next actions, vorhandene Aktionen, etc.
• Rich Text Formatierung für Projekt- und Aufgabennotizen
• Anhängen von Dateien an Aufgaben und Projekte

Mehr zu lesen gibt es bei The Omni Mouth » OmniFocus screenshot and feature overview

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